10 câu hỏi và giải đáp về phần mềm hóa đơn điện tử mà người kế toán hay mắc phải nhất, hãy cũng tìm hiểu để có thể giúp mình lựa chọn hóa đơn điện tử tốt nhất nhé! chúc bạn sẽ chọn cho mình được nhà cung cấp hóa đơn tối ưu nhất

Mục lục nội dung

10 CÂU HỎI KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Chào bạn!

    Có phải bạn là một nhân viên kế toán? bạn đang loay hoay trong việc tìm cho mình phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất? giúp cho bạn dễ dàng xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác, bảo mật và an toàn. Và điều quan trọng là sẽ xử lý được những vấn đề mà bạn đang gặp phải??? Bạn đừng lo lắng quá nhé!

    Hãy cùng cùng mình trang bị cho bản thân những kiến thức trước khi quyết định mua một phần mềm hóa đơn điện tử nào nhé!

   Đầu tiên tiên để mà bạn có thể đưa ra sự lựa chọn là sẽ sử dụng được hóa đơn điện tử nào? bản thân bạn trước hết phải hiểu nó là gì? ưu điểm như nào? điều kiện áp dụng,…

  Vậy mình sẽ không làm mất thời gian của các bạn nữa. Trước khi đi vào vấn đề chính. Chúng mình cùng tìm hiểu qua chút về hóa đơn điện tử rồi sẽ đi vào giải đáp những thắc mắc của một người kế toán khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhé!.

10 câu hỏi và giải đáp về phần mềm hóa đơn điện tử mà người kế toán hay mắc phải nhất, hãy cũng tìm hiểu để có thể giúp mình lựa chọn hóa đơn điện tử tốt nhất nhé! chúc bạn sẽ chọn cho mình được nhà cung cấp hóa đơn tối ưu nhất

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử hiểu đơn giản là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định tại Điều 6 Thông tư 32

– Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của DN đã có mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.

– Các loại hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng, …. các phiếu thu tiền cước vận chuyển Hàng không, chứng thực thu cước,…. hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Ưu điểm của hóa đơn điện tử

Để mà nói về ưu điểm của hóa đơn điện tử tốt như nào? mình sẽ so sánh với hóa đơn giấy nhé!

Đầu tiên để xem nào, mình sẽ liệt kê theo thứ tự ưu điểm lớn nhất cho các bạn dễ hiểu nhé!

Ưu điểm sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống:

  • Giảm chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
  • Tích hợp được với các phần mềm kế toán khác
  • Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế
  • Tăng tính an toàn, bảo mât, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn, nếu mất cũng có thể tìm và yêu cầu cấp lại được
  • Qúa trình thanh toán nhanh hơn và thủ tục dễ dàng hơn.
  • Góp phần bảo vệ môi trường

   Đến đây thì mình cũng xin giới thiệu cho các bạn phần mềm mà bản thân mình đã dùng. Bản thân là kế toán sau khi sử dụng nhiều phần mềm mình đã chọn cho mình được một phần mềm phù hợp nhất cho công việc của mình. Tất cả những thắc mắc của mình hay khó khăn đều được giải quyết. Mình chỉ cần yên tâm tin tưởng sử dụng phần mềm này thôi.

  Ôi mình nói dài dòng lan man quá nhỉ? để không mất thời gian thêm mình xin gửi các bạn tên phần mềm hóa đơn nhé!

Phần mềm hóa đơn điện tử mình muốn nói tới đó là: phần mềm “M-INVOICE”. Mình sẽ k đi sâu giới thiệu phần mềm này. Mình xin để link youtube ở đây cả nhà vào tham khảo nha:

https://www.youtube.com/watch?v=dT6d-Yjv2OE

Đường link facebook nhà cung cấp nhé các bạn:

https://www.facebook.com/itsupro/?ref=br_rs

3. Điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử

  • Là tổ chức có đủ điều kiện tài chính, thường xuyên giao dịch với cơ quan thuế và ngân hàng qua các dịch vụ điện tử.
  • Có chữ ký điện tử, mã số thuế được cấp.
  • Đáp ứng điều kiện về hệ thống thiết bị dịch vụ.
  • Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và được hướng dẫn trong nghiệp vụ sử dụng HĐĐT.

4. 10 câu hỏi và giải đáp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

10 câu hỏi và giải đáp về phần mềm hóa đơn điện tử mà người kế toán hay mắc phải nhất, hãy cũng tìm hiểu để có thể giúp mình lựa chọn hóa đơn điện tử tốt nhất nhé! chúc bạn sẽ chọn cho mình được nhà cung cấp hóa đơn tối ưu nhất

4.1. Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

      Một số loại hóa đơn áp dụng được hóa đơn điện tử: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác ( tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…), Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng tử thu cước phí vận tải Quốc Tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức nội dung được lạp theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

4.2. Tính pháp lý hóa đơn điện tử?

  • Hóa đơn điện tử được thông báo phát hành với cơ quan Thuế
  • Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
  • Được Bộ Tài Chính và tổng cục thuế chấp nhận
  • Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử

Được quy định tại:

  • Nghị định 51/2010/NĐCP- ngày 14/05/2010
  • Thông tư 39/2014/TT- BTC ngày 31/03/2014
  • Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011

4.3. Làm sao để phân biệt được hóa đơn điện tử ( được in ra giấy) và hóa đơn giấy?

  • Căn cứ vào ký hiệu Liên tại mẫu số hóa đơn. Ví dụ: 01GTKT3/001 ( Đây là hóa đơn giấy). kí hiệu 01GTKT0/001 ( Đây là hóa đơn điện tử)
  • Căn cứ vào serial ký hiệu trên hóa đơn:

       + Số serial của hóa đơn điện tử: PP/18E

       + Số serial của hóa đơn đặt in ( giấy): PP/ 18P

  • Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy phải có chữ:” HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
  • Chữ ký:

       + Hóa đơn điện tử: Chữ ký số tại mục thủ trưởng đơn vị hoặc giám đốc

       + Hóa đơn giấy: Ký tay

4.4. Hóa đơn điện tử có được sử dụng song ngữ không?

  • hoàn toàn được
  • Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên trong  ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng chữ tiếng việt, định dạng cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng việt

4.5. Hóa đơn điện tử có mấy liên?

   Hóa đơn điện tử khác hóa đơn giấy và không có khái niệm liên

4.6. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn thì đơn vị phát hành hóa đơn xử lý như thế nào?

  • Xử lý các nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn như đối với hóa đơn giấy thông thường
  • Ký số vào hóa đơn điều chỉnh, xóa bỏ, thay thế…… hoặc ký số vào biên bản thỏa thuận giữa 2 bên đi kèm với các nghiệp vụ hóa đơn.

Các bạn có thể tham khảo qua link sau: https://www.youtube.com/watch?v=rAnjEPfJBos

và link: https://www.youtube.com/watch?v=J-qo4KeUDAQ

4.7. Hóa đơn điện tử có giới hạn số dòng của hàng hóa không?

  Không, vì hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng. Nếu số dòng vượt quá 1 trang thì hóa đơn được hiểu là hóa đơn nhiều trang

4.8. Trường hợp DN được miễn đóng dấu trên hóa đơn giấy, có được miễn đóng dấu trên hóa đơn điện tử không?

Theo quy định về In chuyển đổi thì DN Phải đóng dấu lên Hóa đơn chuyển đổi.

   “Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người   bán, dấu của người bán.”

Tuy nhiên, nếu DN đã được phép miễn đóng dấu lên hóa đơn giấy, DN có thể làm công văn đến CQT quản lý trực tiếp để được miễn đóng dấu nếu CQT xem xét thấy phù hợp.

4.9. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định hàng hóa đi đường phải có hóa đơn đỏ thì phải làm thế nào?

Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần

4.10. Khi tạo 1 hoá đơn mới thì thông tin trong phần “Người mua” có được để trống không?

Trong điểm e, khoản 1, Điều 4 của Thông tư 39/2014/TT-BTC về hoá đơn có quy định các trường thông tin bắt buộc phải có trên hoá đơn như: Tên, Địa chỉ, Mã số thuế của Người mua

Trường thông tin “Người mua” bắt buộc phải nhập trong trường hợp Người mua hàng là cá nhân, tổ chức không có Mã số thuế và không bắt buộc nhập trong trường hợp xuất hoá đơn cho Doanh nghiệp, tổ chức có Mã số thuế.

Link tham khảo thêm về 4 sai lầm khi lựa chọn hóa đơn nhé cả nhà, dành cho các chị e muốn biết ạ: 4-sai-lam-khi-su-dung-hoa-don-dien-tu

Trên đây là một số thông tin cũng như kinh nghiệm nhỏ của mình và một số người bạn kế toán của mình đã trải nghiệm phần mềm hóa đơn khác. Mình đã tổng kết lại và cố gắng truyền đạt cô đọng nhất cho các bạn có thể hiểu được. Hy vọng với bài viết của mình các bạn sẽ có chút thông tin cũng như sự hiểu biết rõ hơn về phần mềm hóa đơn điện tử. Chúc các bạn kế toán sẽ tìm cho bản thân mình một trợ thủ đắc lực cho mình nhé!.

Chúc các bạn thành công!